Posta elettronica certificata

Utilizzo del sistema di Posta Elettronica Certificata per l’inoltro e la ricezione di comunicazioni con l’Amministrazione Provinciale di Udine.

Come previsto dal D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005 Art. 47, Comma 3, Lettera a), l’Amministrazione Provinciale di Udine si è dotata di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) associata al registro di protocollo, raggiungibile al seguente indirizzo:
provincia.udine@cert.provincia.udine.it

 
Validità dei documenti trasmessi con mezzi telematici

Secondo l’Art. 45 del medesimo Decreto “i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”.

Si precisa che il requisito della forma scritta è soddisfatto quando il documento informatico è formato secondo criteri ben precisi, in particolare è assicurato dall’apposizione della firma digitale sul documento.

Il Comma 2 dell’Art. 48 stabilisce inoltre che “la trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta”.

La norma stabilisce quindi che la trasmissione tramite mail di un documento, firmato digitalmente, è equivalente alla spedizione mediante servizio postale di un documento cartaceo con firma autografa, inoltre se la trasmissione avviene tra due caselle di Posta Elettronica Certificata la norma assegna alla trasmissione il valore della raccomandata con ricevuta di ritorno.

Se il procedimento non prevede che la comunicazione avvenga tramite raccomandata con ricevuta di ritorno il documento debitamente firmato digitalmente può essere inviato anche da una casella di Posta Elettronica non certificata.


Modalità di utilizzo

L’utilizzo di queste modalità di comunicazione con l’amministrazione deve avvenire rispettando le disposizioni seguenti.
Inoltro di comunicazioni all’Ente:

  • Tutti le comunicazioni relative ad un procedimento devono essere inoltrate solo ed esclusivamente all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata, non alle caselle personali o di servizio che potranno essere notificate utilizzando il campo cc (per conoscenza): solo per le comunicazioni valide che pervengono a tale indirizzo infatti viene assicurata la Protocollazione, operazione che certifica l’acquisizione del documento all’interno dell’Ente.
  • Le comunicazioni devono essere sottoscritte con firma digitale; solo in tal caso infatti è possibile attribuire identità certa al mittente.
    Anche in caso di spedizione tramite PEC infatti viene certificata solo la provenienza della comunicazione, ma non l’identità del mittente.
  • Le comunicazioni per cui è richiesta una certificazione dì avvenuta consegna devono essere inoltrate da una casella di PEC: come già spiegato infatti in tal caso la comunicazione ha la valenza della Raccomandata con Ricevuta di Ritorno.
  • Usare solo alcuni formati per i documenti allegati alle mail:
    Al momento i formati di file accettati come allegati ai messaggi di posta, sono i seguenti:
    - .doc
    - .pdf,
    - .rtf
    - .txt
    - .tif
    - .xls
  • In seguito all’evoluzione tecnologica e all’aggiornamento dei software verranno pubblicati i nuovi formati accettati dell’amministrazione.
  • Per permettere un corretto smistamento all’interno dell’Ente dei documenti, ogni comunicazione fatta attraverso lo strumento della Posta Elettronica dovrà contenere i soli allegati relativi ad un unico procedimento; nel caso di più procedimenti è necessario inviare più messaggi, uno per ogni procedimento.
  • Gestione di documenti firmati da un mittente, ma spediti dalla casella di posta di un altro mittente. Nel caso di invio di documentazione da parte di un soggetto terzo per nome e conto del titolare del procedimento nel testo del messaggio dovrà essere riportata l’indicazione del Titolare del procedimento secondo la seguente dicitura:


    Titolare del procedimento Nome Cognome/Denominazione e Ragione Sociale
    Codice Fiscale/Partita IVA

 
Ricezione di comunicazioni dall’Ente

  •  Per la ricezione di comunicazioni con modalità telematiche dall’Ente è necessario che il destinatario dichiari formalmente la sua volontà di voler ricevere comunicazioni con tale modalità specificando i dati anagrafici del soggetto/impresa e l’indirizzo o gli indirizzi di Posta Elettronica e/o di Posta Elettronica Certificata su cui intende ricevere le comunicazioni.
  • L’utilizzo della Posta Elettronica quale modalità di scambio di comunicazioni con l’Amministrazione presuppone infatti la sottoscrizione della dichiarazione prevista dall’art. 6, comma 1, del D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005. Tale dichiarazione è obbligatoria per quei soggetti che non rientrano in quanto disposto dall’ art. 16, comma 9, della Legge 2/2009.
  • Il modello di dichiarazione da compilare prima di adottare la modalità di comunicazione digitale è pubblicato sul sito dell’Amministrazione Provinciale.
  • La dichiarazione dovrà essere indirizzata all’attenzione del Servizio Protocollo della Provincia di Udine, Piazza Patriarcato, 3 – 33100 Udine e potrà pervenire anche direttamente alla casella di Posta Certificata dell’Ente, debitamente firmata digitalmente.
  • La consegna della comunicazione sul server del destinatario equivale ad avvenuta consegna e sarà cura del destinatario verificare periodicamente la presenza di comunicazioni sulla/e casella/e di posta elettronica, certificata o meno, dichiarata/e.



    Per ulteriori informazioni contattare il Servizio Protocollo al n° 0432-279762 dal lunedì al venerdì dalle 8.30 – 13.30

Pagina aggiornata il 24.10.2016